Plata Sumelor Reţinute

Plata sumelor reţinute

Instrucţiunea privind plata sumelor reţinute din certificatele de plată printr-un mecanism de garantare adecvat, în cadrul contractelor de lucrări finanţate prin Programul operaţional sectorial Mediu din 05.11.2014

I. Scop

Creşterea gradului de absorbţie a Fondurilor Europene alocate programelor operaţionale, precum şi îmbunătăţirea fluxului de plăţi către antreprenori.

II. Cadru general

În conformitate cu prevederile condiţiilor generale de contract (CGC), subclauza 1.1.4.11, amendată, după caz, prin prevederile condiţiilor speciale de contract (CSC), sumele reţinute reprezintă sumele cumulate pe care beneficiarul/autoritatea contractantă (B/AC) le reţine potrivit prevederilor subclauzei 14.3 din valoarea totală a fiecărei situaţii de lucrări certificate de inginer, în cuantumul procentual specificat şi până la concurenţa limitei prevăzute în anexa la ofertă.

Totodată, CGC subclauza 14.9 “Plata sumelor reţinute” prevede mecanismul de restituire a sumelor reţinute, indiferent de modul de constituire a acestora, de regulă astfel:

– 50% din totalul sumelor reţinute se plăteşte antreprenorului după recepţia la terminarea lucrărilor, respectiv la emiterea certificatului de recepţie la terminarea lucrărilor, după caz, şi

– restul de 50% din totalul sumelor reţinute se plăteşte după recepţia finală, respectiv la emiterea certificatului de recepţie finală, după caz (această împărţire poate diferi de la contract la contract).

Ţinând cont de posibilitatea modificării condiţiilor de contract similare Federaţiei Internaţionale a Inginerilor Consultanţi (FIDIC), respectiv amendarea prin condiţii speciale a prevederilor subclauzei 14.9 “Plata sumelor reţinute”, Ministerul Fondurilor Europene împreună cu Ministerul Mediului şi Schimbărilor Climatice emit prezenta instrucţiune aplicabilă proiectelor din sectorul Mediu pentru realizarea unui mecanism mai flexibil de plată a lucrărilor executate.

În cazul lansării unor proceduri de achiziţii publice pentru contracte de lucrări, se va amenda subclauza 14.9 a condiţiilor de contract, parte a documentaţiei de atribuire, în conformitate cu prevederile prezentei instrucţiuni.

În cazul contractelor de lucrări aflate în implementare, autorităţile contractante vor propune antreprenorilor amendarea condiţiilor de contract, prin act adiţional, în conformitate cu prevederile prezentei instrucţiuni şi cu condiţia ca modificarea respectivă să se încadreze ca modificare nesubstanţială în sensul regulilor de achiziţii publice (a se vedea detalierea regulilor aplicabile şi exemple numerice în anexa care face parte integrantă din prezenta instrucţiune).

III. Cadru legal şi contractual

– 1 Regulamentul (UE) nr. 1.303/2013 al Parlamentului European şi al Consiliului din 17 decembrie 2013 de stabilire a unor dispoziţii comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală şi Fondul european pentru pescuit şi afaceri maritime, precum şi de stabilire a unor dispoziţii generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune şi Fondul european pentru pescuit şi afaceri maritime şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului;

– Hotărârea Guvernului nr. 43/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Fondurilor Europene, cu modificările şi completările ulterioare;

– Hotărârea Guvernului nr. 48/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Mediului şi Schimbărilor Climatice şi pentru modificarea unor acte normative în domeniul mediului şi schimbărilor climatice, cu modificările şi completările ulterioare;

– Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 96/2012 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 71/2013, cu modificările şi completările ulterioare;

– Ordinul ministrului mediului şi pădurilor şi al preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice nr. 2.266/335/2012 privind aprobarea modelelor de documentaţii standardizate aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie de lucrări publice pentru proiectele de “proiectare şi execuţie de staţie de tratare a apei/staţie de epurare de ape reziduale”, “execuţie de reţele de canalizare şi reţele de alimentare cu apă”, “proiectare şi execuţie de staţie de sortare, compostare şi tratare mecano-biologică a deşeurilor”, “execuţie de depozit conform de deşeuri”, cu completările ulterioare;

– contractele de finanţare semnate de Autoritatea de management şi beneficiari;

– contractele de lucrări semnate de beneficiari şi antreprenori.

IV. Abordare

În vederea implementării noului mecanism atât pentru contractele noi, cât şi în cazul contractelor de lucrări aflate în implementare se vor avea în vedere următoarele aspecte:

1. În cazul contractelor de lucrări care se derulează sub incidenţa condiţiilor de contract similare FIDIC, se va amenda subclauza 14.9 din cadrul CGC prin CSC, după cum urmează:
La sfârşitul subclauzei 14.9 se adaugă următoarele paragrafe:


Antreprenorul poate solicita în orice moment ca sumele reţinute, certificate de către inginer şi deduse din certificatele interimare de plată, să fie plătite de către beneficiar, cu condiţia ca antreprenorul să furnizeze beneficiarului, în prealabil, o garanţie bancară/un instrument de garantare pentru sumele reţinute, a cărei valoare să fie egală cu valoarea reţinerilor solicitate la plată.

Această garanţie va fi emisă de către o societate bancară/o societate bancară sau de asigurări şi va avea formatul anexat la contract ori un format aprobat în prealabil de beneficiar, în moneda şi cu valoarea cel puţin egală cu cea a plăţii. Garanţia va fi irevocabilă şi va prevede că plata garanţiei se va executa necondiţionat, la prima cerere a beneficiarului. Antreprenorul se va asigura că garanţia este valabilă şi în vigoare până la execuţia şi terminarea lucrărilor de către antreprenor şi remedierea oricăror defecţiuni.

Valoarea garanţiei (sau garanţiilor) pentru sume reţinute va acoperi, în orice moment, valoarea totală a sumelor care ar fi fost reţinute în aplicarea prevederilor subclauzei 14.3 [Prezentarea situaţiilor interimare de lucrări] subparagraful (c), deducându-se sumele care ar fi fost plătite în conformitate cu prevederile primelor patru paragrafe ale prezentei subclauze. Dacă, în orice moment, înainte de emiterea certificatului de recepţie la terminarea lucrărilor, valoarea garantată a sumelor reţinute este inferioară valorii totale a sumelor care ar fi fost reţinute în aplicarea prevederilor subclauzei 14.3 [Prezentarea situaţiilor interimare de lucrări] subparagraful (c), diferenţa va fi reţinută efectiv din certificatul de plată.

Fără a prejudicia niciun alt drept pe care beneficiarul îl poate avea, beneficiarul nu va formula nicio pretenţie privind executarea garanţiei (sau garanţiilor) pentru sume reţinute, decât în eventualitatea în care:

a) în situaţia descrisă în al treilea paragraf al prezentei subclauze; în acest caz, suma executată din garanţie nu va fi mai mare decât costul estimat al lucrărilor rămase de executat potrivit prevederilor clauzei 11 [Perioada de garanţie], iar suma astfel executată va fi autorizată şi plătită către antreprenor după îndeplinirea de către antreprenor a obligaţiilor sale aferente acestor lucrări, în caz contrar beneficiarul putând să aplice, printre altele, prevederile subclauzei 11.4 [Omisiunea remedierii defecţiunii]; sau

b) antreprenorul nu reuşeşte să prelungească valabilitatea garanţiei (garanţiilor) pentru sumele reţinute, conform prevederilor prezentei subclauze, situaţie în care beneficiarul poate revendica întreaga valoare a garanţiei (garanţiilor) pentru sumele reţinute. Sumele astfel executate vor fi autorizate şi plătite către antreprenor în conformitate cu prevederile primelor patru paragrafe ale prezentei subclauze.

Beneficiarul va accepta reducerea sumelor garantate şi/sau va restitui antreprenorului garanţia/garanţiile bancară/bancare pentru sumele reţinute aplicând, mutatis mutandis, prevederile primelor patru paragrafe ale prezentei subclauze”

2. Orice alte prevederi contrare paragrafelor de mai sus vor fi eliminate din cadrul CSC şi, după caz, din cadrul anexei la ofertă.

3. După caz, formatul de garanţie pentru sumele reţinute va fi amendat şi transmis antreprenorilor pentru a se conforma noilor prevederi.

În vederea aplicării noilor prevederi contractuale autorităţile/instituţiile publice cu responsabilităţi în gestionarea fondurilor nerambursabile vor întreprinde următoarele măsuri:

a) Autoritatea de management va emite, către beneficiarii proiectelor de investiţii, instrucţiuni privind mecanismele de amendare, prin act adiţional, a condiţiilor de contract, astfel încât prevederile înscrise la pct. 1, 2 şi 3 să producă efecte. De asemenea, autorităţile contractante/beneficiarii vor decide tipul instrumentului de garantare solicitat (garanţie emisă de o societate bancară, respectiv garanţie emisă de o societate bancară sau asigurări) şi vor modifica în consecinţă paragrafele 1 şi 2 ale subclauzei 14.9 prezentate la pct. 1.

b) Beneficiarii proiectelor de investiţii (în calitate de autorităţi contractante în conformitate cu legislaţia achiziţiilor publice) vor propune antreprenorilor încheierea unor acte adiţionale la contractele de execuţie lucrări şi vor modifica documentaţiile de atribuire, inclusiv pentru cele deja lansate (dacă etapa în care se află procedura permite), în sensul amendării prevederilor referitoare la plata sumelor reţinute.

c) Beneficiarii proiectelor de investiţii (în calitate de autorităţi contractante în conformitate cu legislaţia achiziţiilor publice) vor notifica consultanţii pentru supravegherea execuţiei lucrărilor (inginerul sau dirigintele de şantier) în sensul respectării noilor prevederi legate de mecanismul de certificare a plăţilor şi plata sumelor reţinute.

ANEXĂ – la instrucţiune

Având în vedere faptul că, în cazul contractelor de lucrări aflate în implementare, se vor amenda condiţiile de contract în conformitate cu prevederile Instrucţiunii privind plata sumelor reţinute din certificatele de plată printr-un mecanism de garantare adecvat, cu condiţia ca modificarea respectivă să se încadreze ca modificare nesubstanţială în sensul regulilor de achiziţii publice, respectiv beneficiarul să se asigure că:

1. Costul creditului/creditelor care ar fi trebuit contractat/contractate de antreprenor pentru susţinerea fluxului de numerar plătit prin aplicarea prezentei instrucţiuni în avans faţă de condiţiile iniţiale de contract, nu depăşeşte/nu depăşesc suma ce rezultă din aplicarea procentului de diverse şi neprevăzute (definit în devizul general al proiectului) la valoarea contractului de execuţie (sumă care va fi calculată şi în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 28/2008 privind aprobarea conţinutului-cadru al documentaţiei tehnico- economice aferente investiţiilor publice, precum şi a structurii şi metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiţii şi lucrări de intervenţii.

2. În cazul în care modificarea indusă prin aplicarea prezentei instrucţiuni este minoră şi totodată există mai multe modificări minore aprobate anterior de către beneficiar, conform Ordinului ministrului Fondurilor Europene, al viceprim-ministrului, ministrul dezvoltării regionale şi administraţiei publice, al ministrului mediului şi schimbărilor climatice, al ministrului economiei, al ministrului muncii, familiei, protecţiei sociale şi persoanelor vârstnice şi al ministrului transporturilor nr. 543/2.366/1.446/1.489/1.441/879/2013 pentru aprobarea Ghidului privind principalele riscuri identificate în domeniul achiziţiilor publice şi recomandările Comisiei Europene ce trebuie urmate de autorităţile de management şi organismele intermediare în procesul de verificare a procedurilor de achiziţii publice, Ordinului ministrului Fondurilor Europene şi al ministrului mediului şi schimbărilor climatice nr. 565/1.549/2013 pentru aprobarea Instrucţiunii privind modificarea condiţiilor de plată stabilite în cadrul documentaţiilor de atribuire, ulterior atribuirii contractelor, pentru contractele de lucrări implementate în cadrul proiectelor finanţate din POS Mediu, Axa prioritară 1 – “Extinderea şi modernizarea sistemelor de apă şi apă uzată”, Ordinului ministrului Fondurilor Europene, al ministrului mediului şi schimbărilor climatice şi al ministrului transporturilor nr. 1.126/2.487/1.321/2013 pentru aprobarea Instrucţiunii privind posibilitatea reducerii valorii minime a certificatelor interimare de plată în cadrul contractelor de lucrări finanţate prin Programul operaţional sectorial Mediu şi Programul operaţional sectorial Transport şi Ordinului ministrului Fondurilor Europene, al viceprim-ministrului, ministrul dezvoltării regionale şi administraţiei publice, al ministrului mediului şi schimbărilor climatice şi al ministrului transporturilor nr. 1.127/2.488/93.182/1.320/2013 pentru aprobarea Instrucţiunii privind plata echipamentelor şi/sau a materialelor livrate şi recepţionate de către beneficiar pe şantier, în cadrul contractelor de lucrări finanţate în Programul operaţional regional, Programul operaţional sectorial Mediu şi Programul operaţional sectorial Transport, valoarea cumulată a tuturor modificărilor minore să nu depăşească valoarea procentului de diverse şi neprevăzute calculată conform celor menţionate la pct. 1.

3. Menţine un registru al modificărilor minore, cel puţin cu următoarele indicaţii:

– numărul modificării minore;

– scopul modificării minore;

– data de aprobare a modificării minore;

– impactul net cumulat al modificărilor minore anterioare;

– impactul net al modificării prezente (defalcare cu sume suplimentare, sume reduse şi impact net);

– impactul net al tuturor modificărilor (inclusiv modificarea prezentă).

Exemple (a se vedea tabelele prezentate mai jos, calculele fiind ipotetice, iar beneficiarul având obligaţia să verifice costurile în funcţie de documentele justificative înaintate de antreprenor):

a. valoare contract = 1.000 lei; durată de execuţie = 10 luni; PND = 12 luni;

b. valoare diverse şi neprevăzute = 8,2% (procentul din devizul general al proiectului) x 1.000 lei = 82 lei;

c. limita sumelor reţinute = 5% [(procentul din anexa la ofertă, subclauza 14.3 (c)] x 1.000 lei = 50 lei;

d. până la aplicarea instrucţiunii au fost aprobate 8 modificări minore, conform prevederilor de la pct. 2, a căror valoare totală este ∑(m1: m8) = 52 lei;

e.1. impactul maxim al modificării în urma aplicării instrucţiunii este de 1,98 lei (a se vedea exemplul numeric nr. 1);

f.1. trebuie îndeplinită următoarea condiţie (n = nr. modificărilor):

∑(m1:mn) = 52 lei + 1,98 lei = 53,98 lei ≤ 82 lei;
e.2. În cazul în care sumele reţinute vor fi eliberate în 2 tranşe, respectiv cei 22 lei în prima tranşă şi diferenţa până la limita sumelor reţinute de 28 lei în cea de-a doua tranşă, impactul modificării este de 1,64 lei (a se vedea exemplul numeric nr. 2);

f.2. în acest caz, trebuie îndeplinită următoarea condiţie (n = nr. modificărilor):

∑(m1:mn) = 52 lei + 1,64 lei = 53,64 lei ≤ 82 lei;
g. garanţiile emise pentru sumele reţinute se vor elibera conform contractului, după emiterea certificatului de recepţie la terminarea lucrărilor, astfel încât pe perioada de notificare a defectelor valoarea garantată a sumelor reţinute să fie jumătate/procentul prevăzut în contract din valoarea totală a sumelor care ar fi fost reţinute în aplicarea prevederilor subclauzei 14.3.

Ordin pentru aprobarea Instructiunii din 11 noiembrie 2014